Lập kế hoạch tổ chức sự kiện hoành tráng rực rỡ là điều mà tất cả mọi người khi đứng ra tổ chức đều mong muốn. Tuy nhiên xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện như vậy thường đi kèm với ngân sách không nhỏ.

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện hoành tráng với chi phí đầu tư thấp và tối ưu luôn là sự lựa chọn của tất cả các đơn vị tổ chức. Từ việc phân loại sự kiện, truyền thông sự kiện cho đến quảng cáo sự kiện phải được lên kế hoạch một cách tỉ mỉ, tính tế nhất để đáp ứng kinh phí của tổ chức. Vậy làm thế nào để có một sự kiện hoành tráng với chi phí phù hợp và hiệu quả nhất?

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế và thi công mái bạt lượn sóng, mái bạt xếp di động, bạt dù sự kiện,… cho các sự kiện ngoài trời trải dài từ Bắc vào Nam. Mái xếp An Phát sẽ mách cho bạn những kinh nghiệm hữu ích về việc tổ chức sự kiện ngoài trời với kinh phí tối ưu nhất. Hãy cùng tham khảo bài viết sau mà An Phát chúng tôi đã tổng hợp được.

1/ Dự trù tính toán chi phí phát sinh của sự kiện

Điều đầu tiên bạn cần phải lưu ý để có một sự kiện tiết kiệm đó chính là lên kế hoạch chi tiết cho việc chi tiêu ngân sách. Đặc biệt, khoản dự trù phát sinh chính là một trong các yếu tố quan trọng nhất.

Đầu tiên, bạn cần phải đưa ra được kế hoạch chi tiết ngân sách để tổ chức sự kiện – đây là bước quan trọng nhất. Bên cạnh đó hãy dành thời gian để phân tích và tính toán thêm chi phí phát sinh. Thông thường việc tổ chức sự kiện ngoài marketing ra sẽ có rất nhiều khoản phí không tên phát sinh trong quá trình tổ chức. Việc dự trù chi phí phát sinh giúp bạn luôn có các phương án “dự phòng” và chủ động hơn trong khâu tổ chức sự kiện.

2/ Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Vị trí tổ chức sự kiện

Việc thiết lập địa điểm tổ chức các sự kiện cũng là một phần quan trọng cho việc tính toán chi phí. Thay vì tổ chức sự kiện tại các nhà hàng hội nghị lớn với chi phí đắt đỏ thì bạn có thể tham khảo các địa điểm ngoài trời như các khu du lịch sinh thái vừa thoáng đãng vừa rộng rãi lại có thể tổ chức các trò chơi team building để tăng tinh thần đoàn kết.

Tuy nhiên kế hoạch chi tiết công việc tổ chức sự kiện ngoài trời phải được chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu thiết kế ý tưởng cho đến khâu triển khai, sự kiện ngoài trời còn bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như thời tiết, ánh sáng … Chính vì thế hãy lên kế hoạch kỹ lưỡng để chương trình sự kiện được diễn ra suôn sẻ nhất.

Xem thêm về : Các loại bạt dù che nắng mưa chuyên dụng tốt nhất hiện nay

3/ Lên kế hoạch cho việc mời diễn giả dành cho sự kiện

Tổ chức sự kiện với diễn giả

Việc thuê diễn giả hay MC dẫn chương trình cũng khiến bạn tốn một khoản chi phí không nhỏ. Do đó, nếu không cần thiết bạn có thể tính toán đến những phương án không cần thuê MC và tìm phương án thay thế.

Nếu có ý định thuê MC dẫn chương trình, hãy thuê họ với một khoảng thời gian ngắn khoảng 15-30 phút lúc mở đầu sự kiện, mục đích tạo sự hưng phấn cho khách tham dự và thu hút sự chú ý từ họ vào đầu chương trình. Hoặc không, hãy tận dụng nguồn nhân lực từ chính khách tham gia sự kiện của bạn. Việc một vị khách ngẫu hứng làm MC biết đây lại đem đến những bất ngờ mà bạn không ngờ đến đấy!

4/ Thời lượng tổ chức sự kiện

Thời gian tổ chức sự kiện

Có thể bạn chưa biết thời lượng cũng góp phần giảm thiểu chi phí thực tế. Vì thế thay vì đầu tư quá nhiều vào nội dung thông qua các video clip – Hãy giảm thiểu và làm ngắn gọn lại. Việc ngắn mà chất lượng vẫn sẽ gây được ấn tượng hơn là dài mà lan man. Tương tự với việc lựa chọn thời lượng cho các sự kiện marketing quảng bá sự kiện, hãy cố gắng tập trung vào những nội dung chính.

5/ Bản quyền là một trong những vấn đề cần lưu tâHãy lưu tâm đến vấn đề bản quyền khi tổ chức sự kiện

Tưởng chừng vô lý nhưng lại rất thuyết phục chính là vấn đề bản quyền xuyên suốt sự kiện của bạn. Hãy đảm bảo chắc chắn về những vấn đề bản quyền liên quan đến sự kiện của bạn như những tác quyền, bản quyền bài hát, bản quyền nhạc… Hãy lưu tâm đến vấn đề này. Đừng để sự kiện hoàn hảo của bạn bị “tuýt còi” với một khoảng tiền phạt cao từ việc vi phạm bản quyền. Đó sẽ là một sự lãng phí rất lớn cho ngân sách chi tiêu của bạn.

Hãy lưu tâm đến 5 vấn đề trên nếu bạn muốn tổ chức xây dựng một chương trình sự kiện hoành tráng nhé. Mái xếp An Phát chúc các bạn thành công!

Xem thêm các bài viết khác: