Lập kế hoạch tổ chức sự kiện hoành tráng rực rỡ là điều mà tất cả mọi người khi đứng ra tổ chức đều mong muốn. Tuy nhiên xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện như vậy thường đi kèm với ngân sách không nhỏ. Từ việc phân loại sự kiện, truyền thông sự kiện cho đến quảng cáo sự kiện phải được lên kế hoạch một cách tỉ mỉ, tính tế nhất để đáp ứng kinh phí của tổ chức. Vậy làm thế nào để có một sự kiện hoành tráng với chi phí phù hợp và hiệu quả nhất?
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế và thi công mái xếp kiểu lượn sóng, mái xếp di động, ô dù che sự kiện,… cho các sự kiện ngoài trời trải dài từ Bắc vào Nam. Mái xếp An Phát sẽ mách cho bạn những kinh nghiệm hữu ích về việc tổ chức sự kiện ngoài trời với kinh phí tối ưu nhất qua bài viết sau đây.
1/ Dự trù tính toán chi phí phát sinh của sự kiện
Điều đầu tiên bạn cần phải lưu ý để có một sự kiện tiết kiệm đó chính là lên kế hoạch chi tiết cho việc chi tiêu ngân sách. Đặc biệt, khoản dự trù phát sinh chính là một trong các yếu tố quan trọng nhất. Thông thường công việc tổ chức sự kiện sẽ có rất nhiều khoản phí không tên phát sinh trong quá trình tổ chức. Tốt hơn hết là bạn nên có một khoảng dự phòng nhất định cho điều này và đảm bảo rằng mọi chi tiêu không vượt quá khoảng dự phòng đó.
2/ Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Việc thiết lập địa điểm tổ chức các sự kiện cũng là một phần quan trọng cho việc tính toán chi phí. Thay vì tổ chức sự kiện tại các nhà hàng hội nghị lớn với chi phí đắt đỏ thì bạn có thể tham khảo các địa điểm ngoài trời như các khu du lịch sinh thái ngoài trời, vừa thoáng đãng vừa rộng rãi lại có thể tổ chức các trò chơi để tăng tinh thần đồng đội của các ứng viên tham gia.
Tuy nhiên kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện ngoài trời phải được chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu thiết kế ý tưởng cho đến khâu triển khai, sự kiện ngoài trời còn bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như thời tiết, ánh sáng … Chính vì thế các thiết bị như đèn trợ sáng, thiết bị sơ cứu ý tế… đều là những vật phẩm mà ban tổ chức nên chuẩn bị để chương trình sự kiện được diễn ra suôn sẻ nhất.
Xem thêm về : Các loại bạt dù che nắng mưa chuyên dụng tốt nhất hiện nay
3/ Lên kế hoạch cho việc mời diễn giả dành cho sự kiện
Thuê một diễn giả hay một người hoạt náo cho sự kiện dài là việc khá tốn kém. Thay vì phải mất một số tiền tương đương 1 tiếng diễn thuyết của người nổi tiếng, hãy chỉ mời họ trong 15 phút. Hoặc không, hãy tận dụng nguồn nhân lực từ chính ứng viên tham gia của bạn. Việc một thành viên trong công ty làm hoạt náo viên cũng sẽ tạo nên những thích thú đối với các các đồng nghiệp đấy.
4/ Thời lượng tổ chức sự kiện
Có thể bạn chưa biết thời lượng cũng góp phần giảm thiểu chi phí thực tế. Vì thế thay vì đầu tư quá nhiều vào nội dung thông qua các video clip, các bạn hãy giảm thiểu và làm ngắn gọn nó lại. Việc ngắn mà chất lượng vẫn sẽ gây được ấn tượng hơn là dài mà lan man. Tương tự với việc lựa chọn thời lượng cho các sự kiện marketing quảng bá sự kiện, hãy cố gắng tập trung vào những nội dung chính.
5/ Bản quyền là một trong những vấn đề cần lưu tâm
Tưởng chừng vô lý nhưng lại rất thuyết phục chính là vấn đề bản quyền. Hãy đảm bảo chắc chắn về những vấn đề bản quyền cho sự kiện của bạn như những chi phí bản quyền, giấy phép âm nhạc, tác quyền… hoặc rất nhiều thứ khác. Bạn chắc chắn sẽ không muốn sự kiện của mình bị “tuýt còi” với một khoản tiền cao gấp vài chục lần khoản tiền phí phải bỏ ra. Hay thậm chí phải dừng sự kiện dù mọi thứ đã xong xuôi. Đó sẽ là một sự lãng phí và hối tiếc vô cùng lớn.
Hãy lưu tâm đến 5 vấn đề trên nếu bạn muốn tổ chức xây dựng một chương trình sự kiện hoành tráng nhé. Mái xếp An Phát chúc các bạn thành công!
Xem thêm các bài viết khác:
